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La estructura organizacional de la clínica

 

 

 

La clínica debe aspirar a trabajar con el número de personal óptimo, de modo que no gaste en salarios innecesarios pero tampoco sufra de escasez de personal y se pierdan transacciones.

 

Existe una conexión directa entre el volumen de ventas y la plantilla que debe trabajar en la clínica. Un volumen de ventas alto conlleva más clientes, más tratamientos, más teléfonos y tareas administrativas, por lo tanto exige un número de personal más alto; y viceversa. 

 

Existen tres tipos de estructuras organizacionales en clínicas dentales:

 

Doctor + asistente.

 

      La estructura básica e inicial de la clínica dental está conformada por un doctor y una asistente que funciona, además, como secretaria. En general se trata de clínicas dentales con un volumen de ventas bajo. En este caso la asistente trabaja incluso fuera del horario de atención a los pacientes para ocuparse de asuntos administrativos como llamadas por exámenes, seguros, etc. También es la asistente quien contesta el teléfono, incluso durante tratamientos, algo poco conveniente. Sin embargo, no suele haber muchas llamadas y no hay justificación económica para emplear a una secretaria.

 

Doctor + asistente + secretaria.

    

      En clínicas medianas es recomendable contratar también a una secretaria. Este volumen de ventas produce una gran cantidad de llamadas telefónicas y de trabajo administrativo, por consiguiente la clínica necesita una empleada que se encargue solo de ello. En varios casos la secretaria es también la encargada de cerrar los planes de tratamiento y de realizar seguimiento de aquellos que no se cerraron.

 

Doctor + asistente + secretaria + gerente.

    

      En este caso se trata de una clínica mediana a grande, con un alto volumen de ventas al mes. Además del crecimiento administrativo, los ciclos de ventas altos exigen gestión de personal y de los turnos, supervisión y control del trabajo de exámenes periódicos, agenda, cobros, etc. cosas que el doctor ya no puede hacer. Generalmente, la gerente de la clínica posee también habilidades de venta más desarrolladas que la secretaria, así que será la encargada de cerrar los planes de tratamiento.

 

Además de estas estructuras organizacionales, existen algunas otras: en una clínica grande con un volumen de ventas alto y una gran carga de trabajo administrativo, pueden trabajar dos secretarias al mismo tiempo en cada turno, además de una supervisora general. Un puesto adicional necesario es una encargada de ventas que se ocupa exclusivamente de vender planes de tratamiento y hacer seguimiento de los planes sin concretar. Esta función es muy importante dado que, si la clínica realiza una gran cantidad de exámenes, muchos potenciales clientes se van a debatir sobre el plan de tratamiento a seguir y se necesita una empleada de tiempo completo que se ocupe exclusivamente de supervisar estos procesos. Por experiencia, si esta función está a cargo de la persona correcta, puede hacer la diferencia entre una clínica promedio y una exitosa.

 

Una conclusión:

 

 Para determinar la estructura organizacional correcta no hay una única respuesta, sino que se trata de un asunto de enfoque. Hay propietarios que pensarán que es suficiente mantener una secretaria; otros con la misma carga laboral pensarán en emplear a dos personas. Nuestro enfoque propone que es preferible que haya una trabajadora de más y no que falte. ¿Por qué? Porque en el peor de los casos si hay una empleada de más se gasta en un salario mensual. Pero, si hace falta una empleada significa que la clínica está perdiendo llamadas telefónicas, que los clientes no están recibiendo un buen servicio y que no se está dando seguimiento a los planes de tratamiento sin concretar. De manera que, al final de cuentas, por este motivo la clínica puede perder miles de dólares. Esto no significa que hay que mantener empleados innecesarios, sino que se debe impulsar a todo el equipo de forma efectiva, asegurándose de que no haya desempleo encubierto.         

 

Resulta importante no sobrecargar al personal de la clínica. La gente que trabaja bajo presión se cansa rápidamente y no logra ofrecer un buen servicio ni tiene paciencia para realizar llamadas de venta de calidad. Desafortunadamente, esta es la situación más común en las clínicas dentales: personal menor al necesario, algo que genera estrés y tensión en el puesto de la secretaria, y afecta el volumen de ventas y la rentabilidad de la clínica.